Assistent*in Abteilungsleitung 80-100%
- Unternehmen
- Stadt Zurich
- Ort
- Zürich
- Ausgabedatum
- 28.04.2025
- Referenznummer
- 232179
Beschreibung
Die Abteilung Betreuung in Bundesasylzentren (BEB) ist im Auftrag des Staatssekretariats für Migration zuständig für die Begleitung, Betreuung und gesundheitliche Versorgung von Geflüchteten in den Bundesasylzentren der Asylregionen Zürich, Ostschweiz sowie Tessin und Zentralschweiz.
Stellenantritt: per sofort oder nach Vereinbarung
## Aufgaben ##
* Sie unterstützen die Abteilungsleitung BEB in verschiedenen administrativen Tätigkeiten wie Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von Sitzungen.
* Sie organisieren Termine, Sitzungen und Anlässe für die drei CO-Abteilungsleitungen.
* Sie erstellen in Absprache mit der Kommunikationsabteilung interne Korrespondenz, einfache Protokolle und Präsentationen.
* Sie überwachen und überprüfen die Einhaltung von Terminen und Reportings.
* Sie agieren in spezifischen Aufgaben als Stellvertretung der Abteilungsleitung.
* Sie unterstützen in der Beschaffung.
* Sie leiten kleine Projekte selbstständig und unterstützen bei der Planung und Erarbeitung von übergeordneten Konzepten.
## Profil ##
* Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ) sowie allenfalls die Weiterbildung zur Direktionsassistent\*in
* Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion
* Versierter Umgang mit M365 und IT-Anwendungen (z.B. IT-basierte Arbeitsorganisation, Projektmanagementsoftware)
* Sehr gute Deutschkenntnisse mündlich und schriftlich, Italienischkenntnisse von Vorteil
* Analytisches und vernetztes Denken sowie eigenverantwortliches Handeln
* Sehr gute Arbeitsorganisation, Belastbarkeit und Flexibilität
* Gewandt in der Kommunikation mit verschiedenen Zielgruppen
## Wir bieten ##
* Ein verantwortungsvolles, vielseitiges und anspruchsvolles Aufgabengebiet in einem spannenden und dynamischen Umfeld
* 4-6 Wochen Ferien pro Jahr, je nach Alter
* Zusätzliche 6 Betriebsferientage pro Jahr
* Wahlweise mit Beitrag an Verpflegungskosten (Lunch Checks) sowie diverse Vergünstigungen, z.B. bei Mobility Carsharing, Mobile Abos
* Ein grosses Angebot an internen Weiterbildungsmöglichkeiten
Bewerben
Bewerben
## Über uns ##
Die AOZ ist eine öffentlich-rechtliche Organisation mit mehr als 2'000 Mitarbeiter\*innen. Im Auftrag des Bundes, der Kantone, der Stadt Zürich und diverser Gemeinden erbringt sie fachliche Dienstleistungen im Migrations- und Integrationsbereich.
## Interessiert? ##
Arbeitsort: Eggbühlstrasse 15, 8050 Zürich
Fridle Michelle
Co-Abteilungsleitung
Regionenleitung Zürich
T 079 559 70 32
steht Ihnen für Fragen gerne zur Verfügung.
Claude Braun
HR Business Partner
Referenz-Nr.: 55138
## Arbeiten bei der Stadt ##
Arbeiten bei der Stadt
Anstellungsbedingungen
Über uns
Weiteres
Stellenantritt: per sofort oder nach Vereinbarung
## Aufgaben ##
* Sie unterstützen die Abteilungsleitung BEB in verschiedenen administrativen Tätigkeiten wie Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von Sitzungen.
* Sie organisieren Termine, Sitzungen und Anlässe für die drei CO-Abteilungsleitungen.
* Sie erstellen in Absprache mit der Kommunikationsabteilung interne Korrespondenz, einfache Protokolle und Präsentationen.
* Sie überwachen und überprüfen die Einhaltung von Terminen und Reportings.
* Sie agieren in spezifischen Aufgaben als Stellvertretung der Abteilungsleitung.
* Sie unterstützen in der Beschaffung.
* Sie leiten kleine Projekte selbstständig und unterstützen bei der Planung und Erarbeitung von übergeordneten Konzepten.
## Profil ##
* Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ) sowie allenfalls die Weiterbildung zur Direktionsassistent\*in
* Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion
* Versierter Umgang mit M365 und IT-Anwendungen (z.B. IT-basierte Arbeitsorganisation, Projektmanagementsoftware)
* Sehr gute Deutschkenntnisse mündlich und schriftlich, Italienischkenntnisse von Vorteil
* Analytisches und vernetztes Denken sowie eigenverantwortliches Handeln
* Sehr gute Arbeitsorganisation, Belastbarkeit und Flexibilität
* Gewandt in der Kommunikation mit verschiedenen Zielgruppen
## Wir bieten ##
* Ein verantwortungsvolles, vielseitiges und anspruchsvolles Aufgabengebiet in einem spannenden und dynamischen Umfeld
* 4-6 Wochen Ferien pro Jahr, je nach Alter
* Zusätzliche 6 Betriebsferientage pro Jahr
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Die AOZ ist eine öffentlich-rechtliche Organisation mit mehr als 2'000 Mitarbeiter\*innen. Im Auftrag des Bundes, der Kantone, der Stadt Zürich und diverser Gemeinden erbringt sie fachliche Dienstleistungen im Migrations- und Integrationsbereich.
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Arbeitsort: Eggbühlstrasse 15, 8050 Zürich
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